คำสั่ง ให้นักศึกษาวิเคราะห์ สภาพแวดล้อม (Environment Analysis) เรียกว่า การวิเคราะห์สวอท (SWOT Analysis) SWOT คือ จุดแข็ง (Strength) จุดอ่อน (Weakness) โอกาส (Opportunity) อุปสรรค(Threat) เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ ช่วยให้ทราบถึงโอกาสอุปสรรค รวมถึงศักยภาพและความพร้อมขององค์การ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกขององค์การจะพิจารณาเกี่ยวกับโอกาส และอุปสรรค แบ่งการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมทั่วไป และสภาพแวดล้อมในการดำเนินงาน
ก. การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมทั่วไป วิเคราะห์ปัจจัยที่มีผลกระทบในมุมกว้าง เช่น การเมือง เทคโนโลยี สังคม และเศรษฐกิจ
ข. การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมในการดำเนินงาน วิเคราะห์สภาพแวดล้อมที่มีอิทธิพลเกี่ยวต่อการดำเนินงานขององค์การโดยตรง เช่น รัฐบาล ชุมชน ผู้ขายวัตถุดิบ คู่แข่งขัน ลูกค้า และกลุ่มผลประโยชน์ต่าง ๆ เป็นต้น
การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกองค์การจะช่วยให้ทราบถึงจุดแข็ง จุดอ่อน ขององค์การ เช่น การเงิน การตลาด การดำเนินงาน การวิจัยและพัฒนา การบริหารวัตถุดิบ และการบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นต้นให้ชัดเจนตามหัวข้อต่อไปนี้
1. ฝ่ายบุคคล
ช่องทางการเข้าสู่อาชีพการทำงาน HR ที่ตรงกับความต้องการของนายจ้างมากที่สุด คือการเรียนจบในคณะต่าง ๆ ดังนี้ คณะศิลปศาสตร์ (เอกจิตวิทยา/เอกจิตวิทยาอุตสาหกรรม) คณะรัฐศาสตร์ (เอกบริหารรัฐกิจ/เอกการปกครอง/เอกรัฐประศาสนศาสตร์) คณะพาณิชยศาสตร์ (เอกบริหารทรัพยากรมนุษย์) คณะและสาขาวิชาดังที่กล่าวมา จะสอนเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับงาน HR โดยตรง
ถึงแม้ว่า ผู้หางานจะไม่ได้เรียนจบมาจากคณะดังกล่าวโดยตรง แต่โอกาสที่จะได้งาน HR ก็ยังไม่หมดเสียทีเดียว เพราะในบางบริษัทอาจจะเขียนประกาศรับสมัครงานแบบเปิดกว้าง คือ จบสาขาใดมาก็ได้ เพียงแต่ว่าผู้สมัครงาน จะต้องนำเสนอข้อดีของตนให้มากขึ้น เพื่อจูงใจให้นายจ้างเห็นว่าเรามีคุณสมบัติที่ตรงกับงาน และมีความสามารถเพียงพอ ที่จะรับผิดชอบงานนี้ได้ แม้ว่าจะไม่ได้จบมาโดยตรง
คุณสมบัติตรงใจได้งาน HR
ไม่เพียงแต่ต้องมีความรู้ความสามารถที่ตรงกับสายงาน HR เท่านั้น แต่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลนั้น ยังต้องมีคุณสมบัติ หรือบุคลิกส่วนตัวที่ช่วยให้การทำงาน HR ประสบผลสำเร็จ ซึ่งมีดังต่อไปนี้
ทำงานได้เหนือความคาดหมาย ความช่วยเหลือ และการบริการที่รวดเร็วฉับไว เป็นสิ่งที่พนักงานคนอื่น ๆ คาดหวัง ดังนั้น การที่สามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว จะทำให้พนักงานเกิดความประทับใจ และรู้สึกได้ว่า HR สามารถเป็นที่พึ่งพาได้
เป็นนักเรียนรู้ พนักงาน HR ต้องเป็นผู้ที่แสวงหาความรู้อยู่เสมอ รู้จักอัพเดทข้อมูลข่าวสาร ทั้งที่เกี่ยวข้องกับงาน HR เช่น การเสียภาษี หรือ กฎหมายแรงงานต่าง ๆ เพื่อจะได้นำข้อมูลเหล่านี้ ไปบอกกล่าวกับพนักงานได้อย่างถูกต้อง
เป็นผู้ให้คำปรึกษา อาจจะมีบางครั้งที่พนักงานต้องพบเจอกับอุปสรรค ไม่ว่าในเรื่องของการทำงาน หรือเรื่องชีวิตส่วนตัว ปัญหาเหล่านี้อาจจะเป็นสิ่งที่ขัดขวางการทำงานได้ ดังนั้น เจ้าหน้าที่ HR จึงต้องช่วยเหลือ ด้วยการหาวิธีการแก้ปัญหาที่ถูกต้อง หรือให้คำแนะนำเมื่อจำเป็น
เข้าถึงบุคคลได้ทุกกลุ่ม ผู้ที่ทำหน้าที่ HR ต้องไม่เลือกที่รักมักที่ชัง และไม่แสดงออกว่า ตัวเองชอบ หรือไม่ชอบใคร จนดูผิดสังเกต เพราะจะทำให้พนักงานไม่กล้าเข้าหา จนทำให้เกิดช่องว่างขึ้นมาได้
HR เป็นผู้เก็บความลับ เพราะงาน HR เป็นงานที่ต้องดูแลข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงานส่วนหนึ่ง ทั้ง เงินเดือน และข้อมูลส่วนตัวต่าง ๆ จึงต้องเก็บรักษาความลับต่าง ๆ ให้ดี ไม่ควรเปิดเผยให้คนอื่นได้รับรู้
ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร เจ้าหน้าที่บุคคลต้องช่วยให้เกิดความสัมพันธ์อันดี ทั้งต่อองค์กร และต่อพนักงานด้วยกันเอง ให้มีความผูกพันแน่นแฟ้น อันจะนำไปสู่ความเป็นองค์กรที่มีภาพลักษณ์ที่ดี
2.ฝ่ายบัญชี
หน้าที่หลักของการบัญชี
1. ตรวจสอบรายรับรายจ่ายต่างๆ ของบริษัท
2. บันทึกบัญชีของสมุดรายวันชั้นต้นตรวจสอบ Statement
3. จัดทำรายการทางการเงินประจำเดือน (งบทดลองและรายละเอียดลูกหนี้)
4. ใบเรียกเก็บเงิน
5. บัญชีค่าใช้จ่าย
การประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศทางการตลาด
1. ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting system) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการคำที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุนและเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังจัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจดบันทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวลและแสดงผลข้อมูลตามต้องการ
2. ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ
· ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ
· ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
· ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
· มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
· มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน
3. ฝ่ายการตลาด
ความต้องการของระบบใหม่
1. แก้ปัญหาความล่าช้าในการรายงานข้อมูล
2. ลดต้นทุนของการจดบันทึกและรายงานข้อมูล
3. ทาให้มีการควบคุมการทางานที่รัดกุมยิ่งขึ้น
4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทา งานของแผนกบัญชี
5. การจัดทารายงานผลสะดวกมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากระบบงานใหม่
ประโยชน์จากการนาระบบการบัญชี/การเงิน มาประยุกต์ใช้ในบริษัทมีดังนี้
1. มีการรายงานผลข้อมูลรวดเร็วยิ่งขึ้น
2. ลดค่าใช้จ่ายของบริษัท
3. มีความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูลเนื่องจากมีการควบคุมการทางานที่รัดกุมขึ้น
4. มีการใช้ฐานข้อมูลร่วมกันทาให้ข้อมูลบางส่วนสามารถใช้ร่วมกันได้
5. บริษัทมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้นในการนา เทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้
6. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของสาขาทั่วประเทศ
4. ฝ่ายไอที
หน้าที่หลักของการตลาด
1.จัดการเกี่ยวกับสินค้าและบริการ คือ การดำเนินการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกรรมสิทธิ์ในสินค้าและบริการ เพื่อให้เกิดความพอใจและตรงกับความต้องการของผู้บริโภคหรือลูกค้ามากที่สุด
2. แจกจ่ายสินค้าและบริการ สินค้าที่ผลิตขึ้นมาแล้วจำเป็นต้องมีการจัดส่งไปยังผู้บริโภค
3. การบริการให้ความสะดวก เพื่อให้ธุรกิจต่าง ๆ สามารถดำเนินต่อไปได้อย่างมั่นคง และถาวร การตลาดจึงต้องให้การบริการและอำนวยความสะดวกให้กับธุรกิจต่าง ๆ
4.สื่อสารข้อมูลทางการตลาด เจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาด เมื่อวิเคราะห์ข้อมูลทางการตลาดได้แล้วจะต้องนำข้อมูลความต้องการสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ใหม่ให้แก่ผู้ผลิต เพื่อผู้ผลิต จะได้นำข้อมูลที่ได้ไปปรับปรุงสินค้าและบริการขึ้นมาใหม่ ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าหรือผู้ผลิต จะมีฝ่ายการผลิตเป็นผู้ดำเนินการปรับปรุงสินค้า และฝ่ายประชาสัมพันธ์ภายในบริษัทจะทำหน้าที่ประชาสัมพันธ์สินค้าตัวใหม่ไปยังลูกค้าและผู้อุปโภค บริโภค เพื่อให้ผู้บริโภคหรือลูกค้าได้ทราบถึงสินค้าหรือบริการใหม่ ผู้ผลิตต้องทราบความเคลื่อนไหวทางการตลาดได้ถูกต้อง เพื่อเป็นข้อมูลที่จะนำไปสู่การผลิตสินค้าและบริการมาสนองให้ตรงกับความต้องการของประชาชนได้อย่างแท้จริง
5.การวิเคราะห์ตลาด การวิเคราะห์ตลาดเป็นกระบวนการที่ต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่องตลอดเวลา เพื่อทราบข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการของตลาด อันจะทำให้ผู้ผลิตสามารถผลิตสินค้าและบริการได้ตรงความต้องการของลูกค้าได้ตลอดเวลา และการวิเคราะห์ตลาดยังเป็นการช่วยแก้ไขปัญหาทางเศรษฐกิจของประเทศได้ เพราะผู้ผลิตและผู้บริโภคสามารถทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน และคาดคะเนผลที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ ทำให้มีการเตรียมแก้ไขปัญหาได้อย่างถูกต้องและถูกวิธีด้วย
6.การทำให้สินค้าต่างกัน เมื่อได้รับข้อมูลจากการวิเคราะห์แล้ว หน้าที่ของตลาดก็จะต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลงสินค้าและบริการขึ้นใหม่ เพื่อสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้ซื้อ
7.การตีราคาการตีราคาจะช่วยในการพิจารณาจุดคุ้มทุนว่าการซื้อขายแลกเปลี่ยนที่เกิดขึ้น ทางการตลาดนั้นมีประโยชน์คุ้มค่าหรือไม่ หรือสร้างความพอใจให้กับผู้ซื้อ-ขายหรือไม่หรือหากต้นทุนสูงกว่าผลประโยชน์ของสังคมก็ควรจะต้องมี การปรับปรุงคุณภาพของสินค้าหรือผลิตภัณฑ์และการตลาดให้เหมาะสม
8.การแบ่งส่วนตลาด เป็นการทำให้ตลาดมีขนาดเล็กลง เพื่อสะดวกในการแลกเปลี่ยน ซื้อขายสินค้า เนื่องจากผู้ผลิตสามารถเจาะจงลูกค้าได้ ในขณะที่ผู้บริโภคเองก็สามารถเลือกสินค้าและบริการเฉพาะอย่างได้มากขึ้น ทำให้เกิดการประหยัดทั้งการผลิตและบริโภคด้วย
v -ย่อมาจาก information technology แปลว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึงเทคโนโลยีในการรวบรวมข้อมูล การจัดเก็บอย่างมีระบบ การเรียกหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว การประมวลผล การวิเคราะห์ผลที่ได้จากการประมวลนั้น รวมไปถึงการเน้นในเรื่องการแสดงผล และประชาสัมพันธ์สารสนเทศนั้นอย่างมีประสิทธิภาพ ในรูปแบบที่เหมาะสมกับผู้ที่จะนำไปใช้ต่อไป ตลอดไปจนถึงการสื่อสารข้อมูลนั้นไปยังหน่วยงานต่าง ๆ ด้วย ว่ากันว่า IT กำลังจะก้าวเข้ามาแทนวิชา MIS (management information system) เพราะมีขอบเขตกว้างขวางกว่ามาก สรุปสั้น ๆ ได้ว่า เป็นเหมือนการนำวิชาวิทยาการคอมพิวเตอร์ (computer science) รวมกับนิเทศศาสตร์ (mass communications)
5. ฝ่ายผลิต
ฝ่ายการผลิต
หน้าที่หลักของการผลิต
การผลิต (production) เป็นกระบวนการแปรรูปทรัพยากรการผลิต เช่น วัตถุดิบ แรงงาน และ พลังงาน ให้เป็นผลิตภัณฑ์ที่พร้อมในการจัดจำหน่ายแก่ลูกค้า โดยผู้ผลิตต้องพยากรณ์ปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า โดยไม่ให้มีจำนวนมากหรือน้อยจนเกินไป ตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม ปัจจุบันการขยายตัวของธุรกิจจากการผลิตเข้าสู่สังคมบริการ ทำให้มีการประยุกต์หลักการของการจัดการผลิตกับงานด้านบริการ ซึ่งเราจะเรียกการผลิตในหน่วยบริการว่า “การดำเนินงาน (operations)” โดยที่แหล่งข้อมูลในการผลิตและการดำเนินงานขององค์การมีดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลการผลิต/การดำเนินงาน (production/operations data) เป็นข้อมูลจากกระบวนการผลิตหรือการให้บริการ ซึ่งจะแสดงภาพปัจจุบันของระบบการผลิตของธุรกิจว่ามีประสทธิภาพมากน้อยเพียงใด และมีปัญหาอย่างไรในการดำเนินงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนในการแก้ปัญหาและการพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานในอนาคต
2. ข้อมูลสินค้าคงคลัง (inventory data) บันทึกปริมาณวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปที่เก็บไว้ในโกดัง โดยผู้จัดการต้องพยายามจัดให้มีสินค้าคงคลังในปริมาณไม่เกินความจำเป็นหรือขาดแคลนเมื่อเกิดความต้องการขึ้น
3. ข้อมูลจากผู้ขายวัตถุดิบ (supplier data) เป็นข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณ คุณสมบัติ และราคาวัตถุดิบ ตลอดจนช่วงทางและต้นทุนในการลำเลียงวัตถุดิบ ปัจจุบันการพัฒนาระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (electronic data interchange) หรือที่เรียกว่า EDI ช่วยให้การประสานงานระหว่างผู้ขายวัตถุดิบ ธุรกิจ และลูกค้ามีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. ข้อมูลแรงงานและบุคลากร (labor force and personnel data) ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานในสายการผลิตและปฏิบัติการ เช่น อายุ การศึกษา และประสบการณ์ เป็นต้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการจัดบุคลากรให้สอดคล้องกับงาน ขณะที่ข้อมูลภายนอกเกี่ยวกับตลาดแรงงานจะเป็นประโยชน์ในการวางแผนและจัดหาแรงงานทดแทน และการกำหนดอัตราค่าจ้างอย่างเหมาะสม
5. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) แผนกลยุทธ์ขององค์การจะเป็นแม่บทและแนวทางในการกำหนดกลยุทธ์การผลิตแลการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพ
******* 1.ฝ่ายการตลาดและการขาย
- เรียกดูรายงานข้อมูลสินค้าที่ผลิต
2.ฝ่ายการผลิต
- ต้องการทราบว่าให้ผลิตสินค้าชนิดใดเพิ่ม
- ต้องการทราบยอดสินค้าที่ผลิต
- แจ้งยอดสินค้าต่อฝ่ายผลิต
- บอกว่าต้องการชนิดใดเพิ่ม
- รายงานกิจกรรมทางการตลาด
3.ระบบพิมพ์งาน
- นำข้อมูลจากระบบการผลิตมาทำรายงาน
- นำข้อมูลจาก D1 มาทำรายงานส่งให้กลับฝ่ายการตลาดและการขาย
4.ฝ่ายคลังสินค้า
- ต้องการทราบจำนวนสินค้าที่ผลิต
- ระบบรายงานจำนวนสินค้าต่อฝ่ายคลังสินค้า
5.ฝ่ายบัญชี
- นำข้อมูลจาก D2 , D3 มาจัดการข้อมูล
6.ระบบจัดการข้อมูล
- นำข้อมูลจากฝ่ายการตลาดและการขาย,ฝ่ายการผลิต,ฝ่ายคลังสินค้ามาเก็บไว้ใน D1 D2 และD3
**** การประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศทางการผลิต
1. การใช้เครื่องจักรที่ทันสมัยช่วยในการผลิตสินค้า ทำให้ผลิตสินค้าและบริการจำนวนมากขึ้น ในเวลารวดเร็ว มีปริมาณเพียงพอต่อการบริโภค และลดต้นทุนการผลิต เพราะเทคโนโลยีช่วยลดแรงงานหรือกำลังคนและลดเวลาการผลิต แต่ได้ปริมาณสินค้าและบริการมาก
2. การใช้เทคโนโลยีช่วยในการออกแบบสินค้า ช่วยให้มีการคิดค้นหรือประดิษฐ์รูปแบบของสินค้า ทำให้ได้สินค้าและบริการที่มีรูปแบบใหม่ๆ หลากหลาย เพื่อให้ผู้บริโภคมีโอกาสเลือกซื้อได้ตามความต้องการและพึงพอใจมากที่สุด
3. การใช้เทคโนโลยีช่วยในการโฆษณาสินค้าและการให้บริการ เช่น การใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการขายสินค้าและสั่งซื้อสินค้าต่างๆ โดยผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต การโฆษณาทางวิทยุ โทรทัศน์ สิ่งพิมพ์ต่างๆ ทำให้ผู้บริโภคสามารถศึกษารายละเอียดของสินค้าได้มากขึ้นหรือสามารถสั่งซื้อสินค้าได้สะดวกรวดเร็ว
4. การใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดการ เพื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เป็นระบบ รวดเร็ว เช่น การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานเพื่อจัดเก็บเอกสารหรือค้นหาข้อมูล เป็นต้น
5. การใช้เทคโนโลยีช่วยในการขนส่ง เพื่อให้กระบวนการขนส่งวัตถุดิบในการผลิตรวดเร็วขึ้น หรือขนส่งสินค้าและบริการไปถึงผู้บริโภคได้สะดวกรวดเร็วขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น